Digitale projekter & it-anskaffelser
It- og digitaliseringsprojekter planlægges og styres med værktøjerne i Albertslunds projektmodel. Der skal desuden udarbejdes en business case. Begge dele skal godkendes i IT-Projektrådet.
Digitaliseringsprojekter rummer ofte en stor kompleksitet - og det handler om meget mere end systemer.
Man siger typisk at, at IT fylder 20 pct. i digitaliseringsprojekter - resten er organisation.
IT-Projektrådet holder møde hver uge - som regel om mandagen. Deadline for klarmelding af dagsordenspunkter er kl. 12.00, mandag ugen før.
Alle IT-projekter, hvad end det drejer sig om nye it-systemer, væsentlige tilpasninger af eksisterende systemer, apps, programmer, hardware, aftaler mv. skal godkendes i IT-Projektrådet (ITP). Det gælder også større IT-relaterede opgaver.
ITP afklarer om IT-Projektet overholder de overordnede principper og retningslinjer i Albertslund Kommune.
Ideen starter naturligvis hos jer
Som det første skal du oprette en sag i SBSYS - brug skabelonen Projekter - Projektidé og opstart, hvor du journaliserer de relevante dokumenter til godkendelsen.
For at projektet kan godkendes i IT-Projektrådet, er der nogle få ting der skal afklares.
Du skal sørge for at skaffe relevant dokumentation og sende det til it.projekter@albertslund.dk
- Den Teknisk beskrivelse: IT-teknik og IT-arkitekten sikrer at systemet kan køre på kommunens it-platform.
- Udkast til kontrakten: Vores Contractmanager gennemgår kontrakten, og vejleder ift. udbuds- og indkøbsregler og
- Udkast til databehandleraftalen: Koordinatoren for informationssikkerhed sikrer, at reglerne om persondata overholdes.
I mailen skal du kort beskrive:
- Hvem - kontaktperson, og brugere
- Hvad - tilkøb, nyt system, program, app?
- Hvor - hvilken organisatorisk enhed?
- Hvornår - overordnet tidsplan/deadline
- Hvorfor - projektet skal sættes i gang?
- Hvor meget - hvad koster det og hvem betaler?
Når du har modtaget vejledning på ovenstående, kan du arbejde videre med dit projekt (forhandling af kontrakt og databehandleraftale).
Som nævnt skal alle nye it-projekter godkendes i IT-Projektrådet.
Når projektet er klar opretter du et dagsordenspunkt på din SBSYS sag og tilføjer punktet samt de relevante dokumenter og projektbeskrivelse til endelig godkendelse på det kommende ITP - møde. Dagsordenspunktet skal kort beskrive projektet/sagens indhold (samme form som øvrige beslutningsfora). Dagsordenspunktet med bilag sættes i kø til IT-Projektrådet i SBSYS, senest 1 uge før mødet.
IT-Projektrådet vurderer om projektet er bæredygtigt og hænger sammen med kommunens øvrige arbejde på it-området.
IT- og Digitaliseringsprojekter der har et strategisk fokus, videresendes til endelig godkendelse i Strategisk IT & Digitalisering (SIT) som udgøres af Chefforum.
Som udgangspunkt holder IT-Projektrådet møde hver mandag.
Når dit projekt er behandlet i ITP, modtager du en erindring fra din SBSYS-sag. Her kan du nu se beslutningen på dit Dagsordenspunkt.
Hvad er et digitaliseringsprojekt?
Digitaliseringsprojekter er tiltag, hvor ny teknologi ændrer
- den måde vi arbejder på
- den ydelser/service vi leverer
- den måde vi leverer dem på.
Tiltag, der falder uden for kategorien kan være:
- Nye versioner
- Opdateringer
- Hardware
- Systemer
... med mindre det indebærer væsentlige ændringer i arbejdsgange, processer, produkter, ydelser eller service.
Her kan der være tale om "it-projekter", som også kræver planlægning og styring.
For at sikre ejerskab af systemer, udpeges der en systemejer til alle kommunens systemer.
Systemejeren tildeles det grundlæggende ansvar for, at der i forbindelse med driften og anvendelsen af systemet er etableret en hensigtsmæssig sikkerhed og driftsrutine. Ejerskabet for et system bør placeres hos ledelsen i en lokal enhed, der i stort omfang anvender det pågældende system.
Oversigt over systemejere findes i KITOS